Comment mener un entretien annuel d’évaluation efficace ? Les 5 étapes clés à suivre.

Entretien annuel efficace
La fin d’année approche, annonçant Noël et le nouvel an mais surtout la période des entretiens annuels d’évaluation. Souvent décrié, ce processus RH est plus que jamais utile. Plus de 3/4 des entreprises européennes s’appuient sur lui pour mesurer la performance de leurs équipes. Nécessitant un certain travail en amont de la part du manager, l’entretien annuel ne s’improvise pas et pour en tirer le maximum de bénéfices, il doit respecter des règles bien précises.

1. Faire un bilan individuel amont de chaque collaborateur

Avant même de rencontrer vos collaborateurs, il est essentiel que – en tant que manager – vous prépariez un bilan.

Il doit vous permettre de :

  • Poser les forces et les points d’amélioration – reliez chaque élément à des faits concrets
  • Sélectionner 3 points d’amélioration essentiels qui seront discutés avec votre collaborateur. Tout ne peut être abordé dans le détail, choisissez donc les points qui bloquent – selon vous – réellement l’évolution de votre collaborateur ou à contrario pouvant, une fois corrigés, servir de levier à toute l’équipe.
  • Faire le point sur les formations suivies par l’évalué. Quelles compétences a t-il développées dans l’année et quels en sont les impacts à court, moyen et long terme.

N’hésitez pas à reprendre les évaluations des années précédentes et à relire le compte rendu de l’entretien annuel de l’année N-1.

2. Anticiper l’avenir

Puisque vous êtes un excellent manager, vous connaissez parfaitement vos collaborateurs, leurs potentiels, leurs points d’évolution et devriez donc être capable de préparer un plan « d’évolution » en amont de votre rencontre.

La montée en compétences et la GPEC sont au coeur des enjeux de performance et d’optimisation des organisations.

Vous devez donc avoir déjà réfléchi aux : 

  • Objectifs du salarié : en corrélation avec les objectifs collectifs de l’équipe et intégrant des objectifs reposant sur des aspects de comportement.
  • Evolutions possibles au sein de l’équipe et plus largement de l’entreprise,  les évolutions transversales n’étant pas à négliger.
  • Besoins d’accompagnement et de formation

Si l’évalué intervient sur plusieurs projets, demandez des retours aux différents chefs de projets sur ses compétences et son comportement.

Lors de l’entretien, vous pourrez confronter vos pistes de réflexions avec les envies exprimées par votre collaborateur. Lui proposer de monter en compétences est également une preuve de confiance et une validation de son potentiel.

3. Fixer un rendez-vous qui convienne aux deux parties

Pour tirer de réels bénéfices de cet entretien annuel, managers comme salariés doivent pouvoir s’y préparer.

 

Informez vos collaborateurs à minima 15 jours à l’avance de la date du rendez-vous et de sa durée. Prévoyez de bloquer 2 heures dans vos agendas respectifs pour ne pas être « pressés » par le temps et risquer de bâcler ce moment d’échange.

L’entretien annuel d’évaluation reste anxiogène pour beaucoup de salariés. Informez votre collaborateur des objectifs de la rencontre et de l’état d’esprit dans lequel vous comptez mener cette rencontre. : celui d’une évaluation partagée.

Prévoyez à minima une réunion d’information avec le service des Ressources Humaines pour traiter des aspects administratifs (signature du contrat de travail, règlement intérieur, charte informatique, CE, Mutuelle, etc).

4. Rencontrer son N+1 (N+2) voire le RH

Faute de temps, cette étape passe souvent à la trappe.

 

Toutefois, si vous souhaitez faire de cet entretien annuel un véritable levier stratégique d’évolution, nous vous conseillons d’interroger le manager hiérarchique du salarié évalué.

 

Ce dernier pourra partager avec vous sa perception du salarié, vous guidera sur les évolutions  en lien avec les compétences nécessaires et/ou déjà disponibles au sein de l’équipe….

Une rencontre rapide avec les RH peut également être utile de manière à vous éclairer sur les possibilités concrètes de formation possibles au sein de l’organisation.

5. L’entretien annuel d’évaluation

Pour être efficace et réellement utile, l’entretien annuel doit respecter un certain nombre de règles :

  • Utiliser un support vierge prêt à être rempli durant l’entretien.
  • Ne pas monopoliser la parole : on conseille de respecter un ratio de 70% de temps de parole pour l’évalué et 30% pour l’évaluateur.
  • Inciter l’évalué à s’impliquer et à faire des propositions 
  • Ne pas nécessairement aborder la question de la rémunération :  parler de salaire risque de polluer votre échange et interférer avec l’énergie positive que vous tentez d’instaurer. N’hésitez donc pas à organiser un autre rendez-vous consacré uniquement à ce sujet.
  • Pour chaque objectif présenté, préciser les moyens ou actions à prendre pour aider votre salarié
  • Conclure par une synthèse rapide des divers points abordés, un rappel des prochaines étapes ainsi que des principaux objectifs de l’année à venir.

L’entretien annuel d’évaluation ne doit en aucun cas se transformer en entretien disciplinaire, ou de recadrage. Évoquez les difficultés et axes d’amélioration avec bienveillance et ne fermez pas la porte au dialogue.

 

Une fois l’entretien annuel passé, prenez le temps de rédiger un compte rendu / bilan de votre échange avec chaque collaborateur. C’est ce document, signé des deux parties, qui marquera votre accord commun.

 

Il servira également de base au prochain rendez-vous annuel.

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