Onboarding : comment réussir l’intégration des nouveaux recrutés ?

Dans un précédent article, nous vous expliquions en quoi consiste l’onboarding dans un process de recrutement. Selon une étude menée en 2013 sur l’accueil et l’intégration , 20 % des collaborateurs qui rejoignent une entreprise envisagent de la quitter dès le premier jour en raison d’un accueil défectueux sur les plans humain, administratif ou matériel.

L’expérience candidat ne s’arrête donc pas à la signature de son futur contrat de travail !

Comment accompagner la prise de poste, rendre les talents opérationnels rapidement et les retenir ? Suivez le guide !

1. Gardez le contact avec le futur embauché avant son arrivée en entreprise

Il n’est pas rare qu’une fois la perle rare trouvée, les entreprises relâchent totalement leurs efforts et en oublient de maintenir le lien.

 

Vous risquez alors que le candidat validé se sente délaissé et revienne sur sa décision.

 

Sur des secteurs très concurrentiels – tels que l’informatique ou la cybersécurité – les profils sont relativement rares et très courtisés, cela serait dommage qu’ils s’envolent pour une offre plus alléchante … ne pensez-vous pas ?

Le processus d’intégration commence bien avant l’entrée effective d’un salarié dans l’entreprise.

Il est primordial de ne pas couper les échanges avec le candidat :

  • prendre de ses nouvelles
  • le rassurer sur son futur accueil
  • lui expliquer les règles, les us et coutumes
  • le préparer aux tâches qui vont lui être confiées
  • lui présenter le programme d’intégration qu’il va suivre
  • etc

Note : Appels téléphoniques, mails d’information sur votre entreprise ou encore invitation à des événements internes, les moyens pour garder un lien avec le futur salarié sont nombreux, soyez créatifs !

2. Préparez son poste de travail

Avant l’arrivée du nouveau collaborateur, pensez à échanger avec les managers directs et indirects sur les modalités à mettre en place :

  • Y a t-il des formations à planifier ?
  • Y a t-il du matériel spécifique à commander ?
  • Faut-il planifier une ou plusieurs journées d’intégration au sein des équipes ?

A noter : Assurez-vous que l’ensemble des outils indispensables sont disponibles et fonctionnels pour l’arrivée de votre nouvel employé : téléphone fixe et mobile, ordinateur, compte d’accès, matériel vestimentaire et de sécurité si besoin, badge d’accès, etc…

3. Mettez le paquet sur la première journée

Lorsque l’on parle d’onboarding, la première journée est de loin la plus importante. Il faut impérativement que le nouveau salarié sente que son arrivée est importante aux yeux des différents acteurs avec lesquels il sera amené à travailler.

« Vous n’aurez pas deux fois l’occasion 

de faire une première bonne impression. » Coco Chanel

Prévoyez à minima une réunion d’information avec le service des Ressources Humaines pour traiter des aspects administratifs (signature du contrat de travail, règlement intérieur, charte informatique, CE, Mutuelle, etc).

Dans le meilleur des cas, la nouvelle recrue recevra un pack d’accueil comprenant :

  • Un livret sur l’entreprise, ses missions, ses valeurs
  • L’ensemble des documents administratifs le concernant
  • Les divers badges : accès aux locaux ou pour machine à café (à ne surtout pas oublier !)
  • Ses comptes d’accès au réseau de l’entreprise
  • Les goodies aux couleurs de l’entreprise
  • Si possible, organisez un parcours d’intégration incluant la visite des locaux, un tour de présentation des différentes équipes afin de comprendre les compétences et rôle de chacun, et bien sûr prévoyez un moment privilégié avec le manager direct du nouvel arrivant.

BONUS : rapide mais efficace. Envoyez un mail à tous les collaborateurs de l’entreprise pour leur présenter le nouvel arrivant et leur demander de lui réserver le meilleur accueil possible.

4. Nommez un mentor

De nombreuses entreprises nomment un mentor ou un tuteur d’intégration afin de suivre le nouvel entrant dans son intégration.

 

Ce dernier sera en charge des aspects de sociabilisation du salarié, lui présentant les éléments plus informels de la vie en entreprise (adresses à retenir, normes culturelles de l’entreprise, etc).

 

Idéalement, il est préférable de choisir un tuteur qui n’ait pas de rapport hiérarchique avec le nouvel arrivant pour que ce dernier puisse échanger plus librement. De plus, il sera ainsi en immersion totale dans l’équipe et en devient un membre à part entière.

5. Faites un bilan à la fin de la première semaine

A la fin de la première semaine, prenez une quinzaine de minutes pour faire un bilan, faire le point sur le ressenti du collaborateur et ainsi conclure la phase d’intégration.

  • Comment se sent-il/elle après ces 5 jours ?
  • Le poste et les tâches confiées correspond-il à ce qu’il/elle avait en tête ?
  • Se voit-il/elle poursuivre dans votre entreprise ?
  • Est-ce qu’il y a encore des zones d’ombre à éclairer ?
A noter : cette réunion de bilan est parfois remplacée par un debrief écrit appelé « rapport d’étonnement ».

6. Créez des rendez-vous de suivi réguliers tout au long de la période d’essai

Vous l’aurez compris, le premier jour est essentiel dans l’intégration d’un nouveau collaborateur mais il faut bien garder en tête que l’expérience collaborateur se construit sur toute la durée de votre collaboration.

 

Afin de vous assurer de la bonne intégration des « nouveaux », planifiez plusieurs rendez-vous de suivi au cours de leur période d’essai. Ainsi, vous pourrez évaluer leur niveau d’intégration et identifier les points positifs ou au contraire à surveiller.

 

Le but est d’éviter un départ prématuré et l’échec de ce recrutement !

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